كيفية إدارة الجدول الزمني للمشروع
-
2020-03-31 -
عام
شارك المقال
كيفية إدارة الجدول الزمني للمشروع
تعتبر إدارة المشروع ممارسة البدء والتخطيط والتنفيذ والتحكم في عمل الفريق لتحقيق أهداف محددة وتلبية معايير النجاح المحددة في الوقت المحدد، ويعتبر التحدي الأساسي لإدارة المشروع هو تحقيق جميع أهداف المشروع ضمن قيود معينة.
ويعد الوقت أهم القيود الأساسية المخططة، وتطبيق جميع أنشطة المشروع ضمن الجدول الزمني المحدد لتحقيق الأهداف المحددة مسبقًا.
لذلك كان لابد من أهمية إدارة الجدول الزمني للمشروع، وهذه العملية تتضمن جميع الأنشطة المطلوبة لضمان الانتهاء من المشروع في الوقت المناسب، ويتم إنشاء هذا الجدول الزمني قبل البدء بالمشروع.
مفهوم الجدول الزمني للمشروع
في إدارة المشروع، يعد الجدول الزمني عبارة عن قائمة بمدخلات المشروع وأنشطته ونواتجه، وعادةً ما يكون لها تواريخ معروفة للبدء والانتهاء. غالبًا ما يتم تقدير هذه البنود من خلال معلومات أخرى مدرجة في جدول المشروع لتخصيص الموارد والميزانية ومدة المهمة والأحداث المجدولة.
يستخدم الجدول الزمني بشكل شائع في أجزاء تخطيط المشروع وأثناء إدارة المشروع.
جدول إدارة المشروع هو جزء أساسي من الوثائق لمدير المشروع والفريق بأكمله. وهو يحدد بالضبط ما يجب القيام به بأي ترتيب، ومن قبل من هو الدليل الذي يتبعه الفريق لإنجاز المشروع.
الخطوات الصحيحة لوضع جدول زمني للمشروع
اعتمادًا على مدى تعقيد مشروعك وطوله، يمكن أن يتراوح الجدول الزمني لإدارة مشروعك من قائمة مهام زمنية بسيطة إلى شبكة معقدة من المهام المترابطة.
ومع ذلك، هناك خطوات ملموسة يمكنك اتخاذها لوضع جدول زمني قوي للمشروع وضمان التخطيط لجميع جوانب مشروعك ومراعاة ذلك بشكل صحيح.
إليك دليلنا السريع للخطوات الفعالة لإدارة الجدول الزمني للمشروع:
الخطوة الأولى: قم بتدوين مهامك
أولاً، ستحدد ما عليك القيام به. قد يبدو الأمر واضحًا.
أفضل طريقة لإعداد الجدول الزمني للمشروع هي إشراك الفريق.
يمكنك البدء من القائمة بكل ما تعرف أنه يجب تضمينه (مثل جميع أنشطة إدارة المشروع الأوسع مثل اجتماعات إدارة المخاطر وتواريخ التقارير الرئيسية)، ثم اجمع الفريق لإضافة المزيد من الأنشطة التي من الممكن أن تكون قد سقطت منك.
استخدم معرفتهم المتخصصة لضمان التخطيط الشامل لكل عنصر من عناصر المشروع.
قد تجد أنه من الأسهل القيام بذلك مع بعض الاجتماعات القصيرة على مدار يومين للسماح للناس بالتفكير في ما يجب القيام به.
تأكد من مراعاة المدة الكاملة للمشروع أثناء إعداد الجدول الزمني، وإعطاء جميع المهام الوقت الذي تتطلبه المها لتجنب إخراج المشاريع عن المسار الصحيح.
أثناء القيام بذلك، قم أيضًا بتقدير الموارد التي ستطلبها هذه المهام، للمساعدة في جدولة مواعيدك بالشكل الصحيح.
الخطوة الثانية: إنشاء ترتيب صحيح للمهام
يعد ترتيب تنفيذ المهام واحد من الأشياء الرئيسية عند العمل على جدول إدارة المشروع.
هناك المزيد حول إضافة المهام إلى الأشخاص في الخطوة الخامسة أدناه، ولكن هنا يتوجب عليك أن تعمل على إدارة الروابط بين المهام بالشكل المناسب.
اعمل مع فريقك لتخطيط ترتيب المهام. من الأسهل القيام بذلك على شكل ملاحظات صغيرة على قطعة كبيرة من الورق.
الخطوة الثالثة: تحديد بعض الأولويات والفترات المهمة للمشروع
إن نقطة تحول المشروع هي نقطة زمنية معينة تشير إلى اكتمال شيء أو لحظة مهمة أخرى في الخطة. على سبيل المثال، نهاية المرحلة، أو بداية بناء المنتج، أو تاريخ توفر المصنع لبدء التصنيع.
ضع هذه العلامات على جدول مشروعك في الأماكن المناسبة، واربطها بالمهام ذات الصلة.
ستحتاج إلى تحديد هذه النقاط بشكل منتظم في الجدول الزمني حيث ستساعدك في تحديد ما إذا كنت لا تزال على الهدف لإكمال كل العمل في الوقت المحدد.
وتعتبر المراحل الرئيسية طريقة رائعة لجعل جدولة المشروع أقل صعوبة.
الخطوة الرابعة: احسب مقياس الوقت
بمجرد أن يكون لديك قائمة بالمهام المرتبطة بالعلامات التي تم تحديدها، يمكنك إضافة أي تواريخ ثابتة. على سبيل المثال، ستقوم العديد من تطبيقات إدارة المشروع بجدولة مشروعك تلقائيًا ليبدأ اليوم، ولكن ربما تخطط لبعض الأعمال التي لن تبدأ لبضعة أشهر.
لذا راجع التواريخ وتأكد من أنها كلها كما تتوقع. ويمكنك تعديلها يدويًا أو إضافة أي تواريخ إضافية حسب الحاجة.
هذه أيضًا النقطة لمراجعة الوقت الذي ستستغرقه كل مهمة. لذلك سيتطلب منك بشكل عام تعيين مدة المهمة على أي شيء افتراضي، والذي قد يكون أقل من يوم واحد. تأكد من أن كل مهمة تستمر للمقدار الصحيح من الوقت.
الخطوة الخامسة: تخصيص الأشخاص للمهام
خطتك كاملة تقريبا! ولكن عليك أولاً إضافة تفاصيل الأشخاص الذين يقومون بالعمل.
استعرض قائمة المهام وقم بتخصيص أعضاء فريق المشروع للمهام المناسبة. من الأفضل أن تكون قد حصلت على تقديرات من فريقك قبل وضعها في أداة التخطيط، حيث يتلقى أعضاء الفريق عادةً تنبيهات عند تعيين مهام جديدة لهم.
تحقق من عدم وجود أي شخص فوق طاقته أو أن أي شخص معك في الفريق ولا يفعل شيئًا. إذا كان لديك، فقم بتغيير ترتيب المهام أو تواريخها لتناسب الأوقات التي تتوفر بها مواردك بشكل أفضل.
قد يستغرق هذا التحليل بعض الوقت، لذا من المفيد امتلاك برنامج يقوم بذلك نيابة عنك.
هناك برامج عديدة من أهمها وأشهرها برنامج ms Project والذي يحتوي على تقاويم حمل العمل التي تتيح لك معرفة مقدار العمل المعين لعضو الفريق في أي لحظة معينة.
اقرأ أيضاً : دورة حياة ومراحل المشروع
الخطوة السادسة: مراجعة بانتظام
من المستحيل إنشاء جدول المشروع المثالي من المحاولة الأولى. سيتغير الجدول الزمني الخاص بك أيضًا مع تطور المشروع، خاصة إذا قمت بإجراء تعديلات على نطاق المشروع. قم بمراجعة رسمية مرة واحدة على الأقل في الشهر، على الرغم من أنك ربما تنظر في خططك وتعدلها بشكل متكرر أكثر من ذلك.
النصيحة الأخيرة هي التأكد من أن أي من أصحاب المصلحة، وفريق المشروع، يعرفون أن الجدول الزمني الخاص بك من المحتمل أن يتغير بحيث لا يتوقعون أن النسخة من التقرير الأولي التي حصلوا عليها في اليوم الأول هي النسخة النهائية!
ومع ذلك ، يجب أن تهدف دائمًا إلى أن يكون الجدول الزمني دقيقًا قدر الإمكان، ومعرفة أنَّ التغييرات من المحتمل أن تكون عذرًا لقلة جودة المشروع في البداية.
بمجرد الانتهاء من الخطوات عليك أن تعرف أنَّ معرفة كيفية إنشاء جدول زمني مهارة أساسية لأي مدير مشروع، لذا نأمل أن يساعدك هذا الدليل المكون من ست خطوات على إنشاء الجدول الزمني المثالي لمشروعك التالي.
