دورة حياة ومراحل المشروع
-
2020-03-05 -
عام
شارك المقال
- دورة حياة ومراحل المشروع
لدى مدير المشروع وفريق المشروع هدف واحد مشترك وهو القيام بتنفيذ أنشطة المشروع وتسييرها نحو تحقيق الأهداف المرجوة من المشروع ، وكل مشروع له بداية ، وفترة متوسطة خلالها يتم تنفيذ الأنشطة وتسير بالمشروع نحو النهاية، والنهاية هي التي يتحدد بها نجاح أو فشل المشروع.- يحتوي المشروع عادةً على المراحل الأربع الرئيسية التالية (لكل منها جدول أعمال خاص به من المهام والقضايا):
- • البدء
- • التخطيط
- • التنفيذ
- • الإنهاء.
- وتمثل هذه المراحل مجتمعة المسار الذي يستغرقه المشروع من البداية إلى نهايته ويشار إليها عمومًا باسم "دورة حياة المشروع".
- المرحلة الأولى وهي البدء بالمشروع
- خلال المرحلة الأولى من هذه المراحل ، يتم تحديد اهداف المشروع واحتياجاته؛ والتي يمكن أن تكون مشكلة خاصة بالعمل ومحاولة حلها أو فرصة مستقبلية تطويرية لعملك التجاري.
- يتم توثيق مدى الاستجابة لاحتياجات المشروع مع تقديم خيارات الحلول الموصى بها، وكذلك يتم إجراء دراسة جدوى لمعرفة ما إذا كان كل خيار يتناول هدف المشروع ويتم تحديد الحل النهائي الموصى به.
- بمجرد الموافقة على الحل الموصى به ، يتم الشروع في المشروع لتقديم الحل الموافق عليه وتعيين مدير المشروع، وبعدها يتم تحديد النواتج الرئيسية ومجموعات العمل المشاركة، ويبدأ فريق المشروع في التشكل، ثم يتم طلب الموافقة من قبل مدير المشروع للانتقال إلى مرحلة التخطيط التفصيلي.
- مرحلة التخطيط للمشروع
- المرحلة التالية وهي مرحلة التخطيط ، وهنا في هذه المرحلة يتم فيها العديد من العناصر الأساسيا تتمثل في التالي
- • تطوير حلول للمشروع بأكبر قدر ممكن من التفاصيل ويتم التخطيط للخطوات اللازمة لتحقيق هدف المشروع.
- • كذلك في هذه الخطوة ، يحدد الفريق جميع الأعمال التي يتعين القيام بها من قبل كل عضو من أعضاء الفريق على حدا.
- • يتم تحديد مهام المشروع ومتطلباته من الموارد سواء البشرية او المادية، إلى جانب استراتيجية إنتاجها، ويشار إلى ذلك أيضًا باسم "إدارة النطاق".
- • يتم إنشاء خطة مشروع تحدد الأنشطة والمهام والتبعيات والأطر الزمنية.
- • يقوم مدير المشروع بإعداد ميزانية المشروع من خلال تقديم تقديرات التكلفة لتكاليف الأيدي العاملة والمعدات والمواد ، والتي يتم استخدامها لرصد ومراقبة نفقات التكلفة أثناء تنفيذ المشروع.
- بمجرد تحديد فريق المشروع للعمل ، وإعداد الجدول الزمني ، وتقدير التكاليف ، تكتمل العناصر الأساسية الثلاثة لعملية التخطيط.
- ويتبقى العديد من العناصر الأخرى الفرعية في مرحلة التخطيط وهي التالي :
- • هذا هو وقت ممتاز لتحديد ومحاولة التعامل مع أي شيء قد يشكل تهديدا لانهاء المشروع بنجاح وهذا ما يسمى إدارة المخاطر والتي من خلالها يتم تحديد المشكلات المحتملة "عالية الخطورة" إلى جانب الإجراء الذي يجب اتخاذه بشأن كل مشكلة محتملة عالية الخطورة ، وذلك للحد من احتمال حدوث المشكلة أو لتقليل التأثير على المشروع إذا كانت ستحدث بالفعل.
- • يعد هذا أيضًا وقتًا مناسبًا لتحديد جميع المستفيدين من المشروع ووضع خطة اتصال تصف المعلومات المطلوبة وطريقة تقديمها ليتم استخدامها لإبقائهم على اطلاع بكل تفاصيل المشروع.
- أخيرًا ، ستحتاج إلى توثيق خطة الجودة ، وتوفير أهداف الجودة ، وضمانات ، وإجراءات التحكم ، إلى جانب خطة القبول ، مع ذكر المعايير الواجب اتباعها من أجل الحصول على قبول من قبل العملاء.
- وبهذا يمكن القول أنّه قد تم التخطيط للمشروع بالتفصيل وأصبح بدوره جاهزاً للتنفيذ.
- مرحلة تنفيذ المشروع
- خلال المرحلة الثالثة ، وهي مرحلة التنفيذ ، يتم وضع خطة المشروع موضع التنفيذ ويتم تنفيذ أعمال المشروع.
- ومن المهم الحفاظ على التحكم والتواصل حسب الحاجة أثناء التنفيذ وذلك من خلال العديد من الممارسات أهمها
- • مراقبة التقدم بشكل مستمر وإجراء التعديلات المناسبة وتسجيلها كاختلافات من الخطة الأصلية.
- • أثناء تنفيذ المشروع ، يقوم الأفراد بالمهام ، ويتم الإبلاغ عن معلومات التقدم بالمشروع من خلال اجتماعات منتظمة للفريق ، ويجدر الاشارة أنّه في أي مشروع ، يقضي مدير المشروع معظم وقته في هذه الخطوة.
- • يستخدم مدير المشروع هذه المعلومات للحفاظ على السيطرة على اتجاه المشروع من خلال مقارنة التقارير المرحلية مع خطة المشروع لقياس أداء أنشطة المشروع واتخاذ الإجراءات التصحيحية حسب الحاجة.
- • يجب أن يكون المسار الأول للعمل دائمًا هو إعادة المشروع إلى مساره (أي إعادته إلى الخطة الأصلية)، فإذا لم يحدث ذلك ، يجب على الفريق تسجيل الاختلافات من الخطة الأصلية وتسجيل التعديلات ونشرها.
- • خلال هذه الخطوة ، ينبغي إبقاء رعاة المشروع والمستفيدين الرئيسيين الآخرين على اطلاع بحالة المشروع وفقًا لآلية التواصل المتفق عليها خلال مرحلة التخطيط
- • يجب تحديث الخطة ونشرها بشكل منتظم.
- يجب أن تؤكد تقارير الحالة دائمًا على نقطة النهاية المتوقعة من حيث التكلفة والجدول الزمني وجودة المخرجات. يجب مراجعة كل مشروع يتم إنتاجه للتأكد من جودته وقياسه وفقًا لمعايير القبول. بمجرد أن يتم إنتاج جميع التسليمات وقبل الزبون الحل النهائي ، يصبح المشروع جاهزًا للإغلاق.
- المرحلة الختامية للمشروع
- أثناء مرحلة الانهاء، ينصب التركيز على الأمور التالية:
- • الإفصاح عن النتائج النهائية للمشروع للعملاء والمستهلكين.
- • تسليم وثائق المشروع إلى أصحاب العمل.
- • إنهاء عقود الموردين.
- • الإفصاح عن موارد المشروع.
- • إبلاغ جميع المستفيدين بإنتهاء المشروع.
- • إجراء دراسات مستفادة من خلال فحص ما سارت الأمور عليه واذا ما سارت بشكل جيد أم لا، ومن خلال هذا النوع من التحليل، يتم زيادة الخبرة إلى المسؤولين عن المشروع ، مما سيساعد ذلك فرق المشروع المستقبلية.
- مثال: تطبيق المراحل الأساسية للمشروع على مشروع كبير متعدد الجنسيات
- طبيعة المشروع :
- فازت شركة إنشاءات أمريكية بعقد لتصميم وبناء أول منجم للنحاس في شمال الأرجنتين، ولم يكن هناك أي بنية تحتية قائمة لصناعة التعدين أو مشاريع البناء الكبيرة في هذا الجزء من أمريكا الجنوبية.
- تطبيق مراحل المشروع:
- خلال مرحلة البدء في المشروع، ركز مدير المشروع على تحديد وإيجاد فريق يقود المشروع مع الحرص على توافر المعرفة والمهارات والخبرة لدى فريق المشروع وذلك لأنّ المشروه يعتبر من المشاريع المعقدة والككبير في هذه المنطقة النائية من العالم.
- أنشأ فريق المشروع ثلاثة مكاتب، إحداها كانت في شيلي ، حيث توجد بنية تحتية كبيرة لمشروع تعدين، وكان الاثنان الآخران في الأرجنتين، وكان أحدهم في بوينس أريس لإقامة علاقات وخبرات أرجنتينية، والثاني في كاتاماركا - أكبر مدينة قريبة من موقع المنجم، مع وجود مكاتب في مكانها، وبدأ فريق المشروع بالفعل في تطوير إجراءات لإنجاز العمل، والحصول على التصاريح المناسبة، وتطوير العلاقات مع شركاء شيلي والأرجنتين.
- خلال مرحلة التخطيط، قام فريق المشروع بتطوير جدول زمني موحد ومتكامل للمشروع تم من خلاله تنسيق أنشطة التصميم والتصاريح والمشتريات وفرق الإنشاء. وقام فريق التحكم بالمشروع أيضًا بتطوير ميزانية مفصلة مكنت فريق المشروع من تتبع نفقات المشروع الفعلية مقابل النفقات المتوقعة، واعتمد فريق تصميم المشروع على التصميم المفاهيمي وقام بتطوير رسومات تفصيلية لاستخدامها من قبل فريق المشتريات، ثم استخدم فريق المشتريات الرسومات للبدء في طلب المعدات والمواد لفريق البناء؛وتطوير توقعات العمل ؛ وتحسين جدول البناء؛ بالاضافة لاقامة موقع البناء، وعلى الرغم من أن التخطيط عملية لا تنتهي طوال دورة حياة المشروع ، فإن مرحلة التخطيط تركز على تطوير تفاصيل كافية للسماح لأجزاء مختلفة من فريق المشروع بتنسيق أعمالهم والسماح لفريق إدارة المشروع باتخاذ القرارات ذات الأولوية.
- وبالانتقال الى مرحلة التنفيذ والتي تضمنت انجاز العمل وفق متطلبات نطاق المشروع وما تم تحديده في المرحلة السابقة، وخلال مرحلة التنفيذ ، أنجز فريق المشروع العمل المحدد في الخطة وأجرى تعديلات عندما تغيرت عوامل المشروع وطرأت تغييرات معينة، وتم تسليم المعدات والمواد إلى موقع العمل، وتوظيف العمال وتدريبهم ، وتم بناء الموقع، وتم إنجاز جميع أنشطة البناء ، بدءًا من وصول الجرافة الأولى وحتى تثبيت مفتاح الإضاءة النهائي.
- اقرأ أيضا : القوائم المالية في إدارة المشاريع
- وفي نهاية المشروع وهي المرحلة الأخيرة التي تضمنت تسليم المصنع الذي تم إنشاؤه، وكلك تم تطوير قائمة لبعض بنود البناء المتبقية واستكمال تلك العناصر، ثم تم بعد ذلك إغلاق المكتب في كاتاماركا ،بعد تسليم جميع وثائق المشروع ، ثم تمت تسوية الدفاتر المحاسبية وإغلاقها، وكتابة التقارير النهائية وتوزيعها ، وبدأ مدير المشروع في مشروع جديد.
